Korona-aika on tuonut muutoksia myös yhdistysten kokouksien järjestämiskäytäntöihin.
30.6.2021 asti voimassa olevan väliaikaisen lain mukaan ”osuuskunnan tai yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu.”
Lähde: Usein kysyttyä koronaviruksesta – Oikeusministeriö (oikeusministerio.fi)
Tarkempi kuvaus oikeusministeriön sivuilta:
Osuuskunnan tai yhdistyksen johdon tulee huolehtia siitä, että kaikilla jäsenillä on käytännössä riittävä mahdollisuus osallistua yhdistyksen tai osuuskunnan kokouksen päätöksentekoon koronaepidemiasta huolimatta. Tällöin voi olla tarpeen sallia osallistuminen asiamiehen välityksellä tai etänä. Jos yhdistyksen jäsenellä ei ole riittäviä digitaitoja etäosallistumiseen, voi käytännössä esiintyä tilanteita, joissa hänellä on tekninen ”digiavustaja” kokouksessa, vaikka yhdistyslaki ei sitä nimenomaan sallikaan, koska rajoituksen noudattamista ei käytännössä voi valvoa etäosallistumisessa.
Osallistumistapojen valinnassa ja kokousten käytännön toteuttamisessa on syytä huomioida, että etäosallistumisessa ei välttämättä voida todeta varmasti, ketkä kaikki kokoukseen tosiasiassa osallistuvat jäsenten ja mahdollisten asiamiesten lisäksi.
Yhdistyksen hallituksen tulee antaa riittävät ohjeet etäosallistumiseen ja äänestyksiin. Mallia voidaan ottaa esimerkiksi äänestys- ja vaalijärjestyskäytännöistä. Sama koskee etäosallistumista valtuutettujen kokoukseen. Varsinaista yhdistyslain 30 §:ssä tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä ei voida hallituksen toimesta hyväksyä.
Vaikka käytännössä kaikki kokouksen osallistujat osallistuisivat etäosallistuen, tulee kokouksella tästä huolimatta olla fyysinen kokouspaikka.